Описание

Какво е деловодна и документооборотна  процесна система

     Документооборотната и деловодната процесна система е софтуер за управление на документи и процеси, който обхваща техния жизнен цикъл – от създаването и регистрацията през движението и съгласуването до съхранението и архивирането. Документите се обработват в обща, свързана среда с ясни правила, срокове и отговорности.

     Системата организира входящата и изходящата кореспонденция, заповедите, договорите, заявленията, преписките и задачите, процесите по съгласуване и подписване. Всеки документ е регистриран, проследим и лесен за намиране, а движението му през организацията се контролира на всяка стъпка.

Основни ползи

• Подредена документация – кореспонденцията, заповедите, договорите и преписките се управляват на едно място.
• По-малък риск от пропуски – автоматизираната регистрация и проследяването на срокове и задачи подпомагат ежедневната работа.
• Автоматизация на процесите – системата придвижва автоматично изпълнението от служител към служител и мониторира срокове и статуси.
• Ясни отговорности – виждате кой отговаря за изпълнението, какъв е срокът и кой е съгласувал или взел решение.
• Бързо намиране – откривате документите по номер, тип, кореспондент или съдържание.
• Проследимост и контрол – действията се записват и остават достъпни за одит, включително при работа със системи за управление на качеството.
• По-бързи решения – оперативният контрол съпровожда процесите в хода на тяхното изпълнение.

ДокСис Перфект – нашето решение

     ДокСис Перфект обединява информационните потоци в обща среда за съхранение, управление и обмен на документи. Платформата използва съвременни технологии, релационни бази данни и архитектура, ориентирана към услуги (SOA). Всяка функционалност е самостоятелна услуга, а модулите могат да работят поотделно или в комбинация и да се внедряват поетапно. Достъпът е през браузър от различни устройства, а мобилното приложение подпомага работата на терен.

     Всяко внедряване включва набор от модули и функции, съобразен с нуждите на конкретната организация. Избирате и заплащате необходимата функционалност и надграждате без прекъсване на работния процес. Платформата е особено подходяща за дейности, при които управлението се основава на текуща оперативна документация.

     Ключови предимства:

• Оперативен контрол – проследявате текущите документи и управлявате процесите, докато се изпълняват.
• Адаптивност и гъвкавост – комбинирате цели модули или отделни функции според потребностите си. Системата се променя заедно с организацията, като запазва надеждността на работата.
• Самостоятелни и свързани модули – използвате модулите като автономни системи или ги обединявате в решение, съобразено с вашите нужди.
• Поетапно внедряване – въвеждате нови функции и надграждате съществуващото решение без прекъсване на работния процес, според приоритетите и графика на организацията.
• Единна информация – данните се въвеждат еднократно и се използват в различните модули, което намалява дублирането и разминаванията.
• Възможности за публичната администрация – електронни услуги за граждани и бизнес, регистри, електронни плащания, електронна автентикация (eID) и обмен чрез ССЕВ и СЕОС.
• Работа на терен – мобилно приложение по поръчка свързано с общата система в реално време.
• Проследимост и приемственост – история и одитна следа на действията, делегиране на права, заместване и възстановяване на изтрити записи подпомагат работата при отсъствия и промени в екипа.
• Централизиран мониторинг – общ поглед върху процесите и решенията за по-добра комуникация, координация и екипна ефективност.
• Единни правила за работа – стандартизирате деловодните, документооборотните и архивните процеси със споделен достъп и лесно намиране на документите.
• Надеждно управление на данните – централизирана поддръжка, архивиране, администрация и възстановяване при необходимост.

ДокСис Перфект – подредени документи, ясни отговорности и проследими решения.

За кого е подходяща системата

ДокСис Перфект е подходяща за организации, в които документите и свързаните с тях процеси имат водеща роля в управлението:

• Държавни и общински администрации и структури – готови модули за електронни услуги, регистри, такси и връзка с държавните системи.
• Регулаторни и контролни органи – лицензиране, разрешения, категоризации, инспекции, удостоверения и публични регистри.
• Креативни и експертни организации – консултантски, рекламни, дизайнерски, проектантски, инженерни, строителни, инфраструктурни и научни дейности, основани на текуща оперативна документация.
• Производствени компании – управление на документи и процеси като допълнение към използваните ERP и MIS системи.
• Организации със системи за управление на международно признати стандарти (ISO, NIST, ISA, ANSI, FIPS и др.)  – работа с документни форми, регистри, процедури и записи, включително по ISO и други стандарти.

Основни функционалности

     Функционалностите се комбинират според нуждите на организацията и обхвата на конкретното внедряване.

Деловодство и регистрация – проследимост от постъпването на документа

     Регистрирате входящи, вътрешни и изходящи документи в единен електронен дневник с автоматично генерирани номера, индекси и дати. Всеки документ съдържа вид, кореспонденти, връзка към преписка и прикачени файлове. Нивата на сигурност (TLP) и правата на достъп ограничават достъпа до чувствително съдържание, а готовите списъци и търсенето улесняват намирането на информация.

Възлагане и движение на документи – ясни задачи и срокове

     Насочвате документите за изпълнение с посочени изпълнители, контролиращи лица и срокове. Възлагането остава част от историята на документа, така че във всеки момент виждате кой за какво отговаря и докога трябва да го изпълни.

Преписки – целият казус на едно място

     Обединявате свързаните документи в обща преписка, която съхранява кореспонденцията и хронологията. Добавяте нов документ към съществуваща преписка с едно действие и получавате пълния контекст на случая – от постъпването до приключването му.

Съгласуване и подписване на документи

     Функционалност за последователно съгласуване и подписване на документи със или без електронен подпис на служителите.

Кореспонденти и адресна книга – контакти за цялата организация

     Поддържате единен регистър на физически и юридически лица с адреси, контакти и представляващи лица. При създаване на документ избирате кореспондента от адресната книга, без повторно въвеждане. Контактите са структурирани, достъпни за търсене и използваеми във всички модули.

Задачи и контрол на изпълнението – проследими ангажименти

     Създавате задачи по видове със срокове, изпълнители и статуси. Известията напомнят за предстоящи и просрочени ангажименти, а прегледите показват какво предстои и какво изостава. Така оперативната комуникация и контролът се събират в обща среда.

Мониторинг на процесите – видимост върху натоварването

     Специализирани изгледи открояват документите, които изискват действие – непрочетени, за контрол, за управление и неприключени. Получавате централизирана информация за натоварването и затрудненията в реално време, за да реагирате своевременно.

Организационна структура – модел на реалната ви организация

     Изграждате дървовидна йерархия от отдели и позиции, към които назначавате служители и заместници. Елементите могат да се добавят, редактират и възстановяват. Изтритите позиции се запазват като неактивни в историческите документи, а всички модули използват общата структура за избор на хора, звена и права.

Делегиране на права и заместване – приемственост в работата

     Делегирате права на колега постоянно или за определен период при отсъствие или натовареност. Системата активира заместването на зададената дата, а визуален индикатор показва предоставените права. Оттеглянето се извършва с посочена причина, като историята пази създаването, активирането и прекратяването на делегирането.

Отпуски, командировки и персонал – електронно управление на заявките

     Служителите подават молби за отпуск, които преминават през проследим процес: съгласуване със заместник, одобрение от ръководител и директор, справка от звеното по персонала и подписана заповед. Работните дни се изчисляват автоматично с изключване на почивните и празничните дни. По същия модел се управляват командировки, болнични и разходи.

Публичен портал – електронни услуги за граждани и бизнес

     Граждани и фирми подават заявления онлайн след вход с електронна автентикация (eID). Формулярите са организирани в логични части, позволяват прикачване на документи и се проследяват в раздел „Моите заявления“. При необходимост заявителят нанася поисканите корекции чрез автоматично попълнено коригиращо заявление.

Специализирани регистри – информация според правилата на дейността

     Изграждате публични и вътрешни регистри с полета, номенклатури и правила за вписване и отписване, съобразени с нормативните изисквания. Създавате, редактирате и търсите записи с подробни филтри и ги публикувате в публичната част, когато това се изисква.

Такси и електронни плащания – свързано обслужване на задълженията

     Към заявленията и услугите се начисляват задължения, които се преглеждат и заплащат по електронен път. Статусът се обновява автоматично след плащане. При необходимост служителят начислява допълнително задължение с посочена причина, така че плащанията остават част от общия процес.

Инспекции и проверки – данни директно от терен

     Организирате единични и групови проверки, свързани с конкретни обекти, протоколи, срокове и дати за следваща проверка. Чрез мобилното приложение инспекторът, отваря свързаната проверка, попълва данни и прикача файлове на място. Резултатите постъпват в общата система в реално време и се свързват с документите и регистрите.

Електронен подпис и обмен – документи, подписани и изпратени онлайн

     Подписвате документи и заповеди с квалифициран електронен подпис директно в системата. Обменът с институциите се осъществява чрез Системата за сигурно електронно връчване (ССЕВ) и Системата за електронен обмен на съобщения (СЕОС).

Архив, история и одитна следа – проследими и възстановими данни

     Документите, задачите, заявленията, отпуските и останалите обекти пазят история кой, кога и какво е извършил. Изтритите записи могат да се възстановяват при необходимост. Централизираният архив, автоматичната синхронизация и възстановяването подпомагат достъпността и защитата на информацията.

Специализирани приложения

     Версията G 3.0 и М 3.0 на ДокСис Перфект са специализирани версии, предназначени за управление съответно на държавни и общински администрации и структури.

     Към Конвенционалните модули на ДокСис Перфект V 3.0 има възможност за добавяне на специализирани приложения като:

• Лицензи, разрешения, категоризации и регистрация.
• Такси и електронни плащания.
• Инспекции и проверки.
• Аварийни събития и инциденти.
• Удостоверения за правоспособност.
• Атестации на персонала.
• Библиотека и информационен център.
• Международно сътрудничество.
• Публични и вътрешни регистри.

     Системните модули на ДокСис Перфект V G 3.0 могат да моделират всички нормативни изисквания за законосъобразно функциониране на всяка държавна администрация. Те реализират оптимално информационно обслужване на всички управленски и оперативни нива и ефективно информационно осигуряване на гражданите.

Интеграции

     ДокСис Перфект се свързва със следните услуги и системи:

• Система за еАвтентикация — електронна идентификация и оторизация на потребителите.
• Система за сигурно електронно връчване (е-връчване) (ССЕВ) — официална комуникация администрация ↔ граждани/бизнес и между администрации.
• Система за електронен обмен на документи (ЕСОЕД) (СЕОС) — вътрешно взаимодействие и обмен на документи между административните органи.
• Система за електронно плащане (еПлащане) — плащане от една точка, виртуален ПОС терминал за таксите по услугите
• Квалифициран електронен подпис (КЕП) – модул за електронно подписване.

Внедряване и поддръжка

     Внедряваме ДокСис Перфект по проектен подход, съобразен с конкретната организация. Започваме с анализ на потребителските  изисквания, документооборота и процесите, след което конфигурираме организационната структура, номенклатурите, видовете документи и работните потоци и процеси според реалната ви дейност.

     Следват внедряване, миграция на данни, интеграция с външни системи при необходимост и обучение на екипа по роли. Предоставяме ръководства за потребители и администратори и техническа документация. След пускането в реална работа осигуряваме поддръжка и надграждане според развитието на организацията.

     Като ваш партньор покриваме целия цикъл – консултиране, внедряване, поддръжка и разработка на софтуер по заявка при специфични нужди. Съчетаваме съвременни софтуерни  и потребителски технологии, релационни и документни  бази данни и дългогодишен опит с администрации и организации от различни сектори.