Описание

Какво е система за управление на автопарк

     Системата за управление на автопарк (fleet management) е софтуер, който събира на едно място данните, документите, разходите и сроковете за служебните превозни средства на организацията. В единна база данни се проследяват зарежданията с гориво, застраховките, ремонтите и техническите прегледи на всеки автомобил. Според обхвата на конкретното решение могат да се поддържат и договори с доставчици на гориво и резервни части, както и със сервизи за поддръжка и ремонт.

     Така отговорните служители виждат на кого е зачислен автомобилът, къде е неговото местодомуване, какви разходи генерира и кои срокове предстоят. Информацията е подредена и достъпна, за да подпомага ежедневната работа и управленските решения.

Основни ползи

• Контрол върху разходите – зарежданията с гориво, ремонтите и останалите разходи се регистрират и обобщават в обща среда.
• Навременно проследяване на сроковете – застраховки, годишни технически прегледи (ГТП), винетки и гаранции се следят автоматично, с уведомления за предстоящите срокове.
• Ясни отговорности – разполагате с информация на кого е зачислен всеки автомобил и къде е неговото местодомуване.
• Гориво под контрол – съпоставяте разходните норми, реалния пробег и отчетения разход, за да проследявате отклоненията.
• Решения, основани на данни – справките за целия автопарк осигуряват надеждна основа за планиране и управление.
• Проследима история – данните, документите и събитията за всеки автомобил са събрани в неговото досие.

АвтоПарк Перфект – нашето решение

     АвтоПарк Перфект обединява управлението на автопарка в свързана работна среда. В досието на всеки автомобил се съхраняват застраховки, месечни отчети за гориво, обслужвания, ремонти, гуми, оборудване, пътни карти и прикачени документи. Системата поддържа и договори с доставчици на гориво и резервни части, както и със сервизи за поддръжка и ремонт. Разходните норми, реалният пробег и разходите се обобщават автоматично, а уведомленията насочват вниманието ви към предстоящите срокове.

     Системата е изградена върху високотехнологичен стек, включващ JavaScript, .NET и релационни бази данни, използващи SQL. Тя използва организационната структура и единните номенклатури на платформата. Всеки служител работи според своята роля, а отделните функции използват общи, съгласувани данни.

     Ключови предимства:

• Единно досие на автомобила – основните данни, документите, разходите и сроковете са достъпни на едно място през целия период на експлоатация.
• Предварителни уведомления – получавате информация за предстоящи срокове по застраховки, ГТП и винетки, за да организирате необходимите действия навреме.
• Проследяване на разхода за гориво – сравнявате нормите с реалния разход и импортирате наведнъж данните от доставчик на горивни карти.
• Договорите на едно място – поддържате договорите с доставчици на гориво и резервни части, както и със сервизи, за лесен достъп до договорените условия.
• Управление на гуми – следите покупките, сезонните смени и пробега до бракуване, с отчетност по автомобили и звена.
• Съобразяване с вашата структура – зачисляването, правата на достъп и справките следват звената и отговорностите в организацията.
• Подробни справки и филтри – анализирате информацията по област, дирекция, отдел, марка, модел и застраховател.
• История и свързани документи – записите запазват своята история и прикачени файлове, за да разполагате с необходимия контекст при всяка проверка.

     Всяко внедряване включва набор от модули и функции, съобразен с нуждите на конкретната организация. Избирате и заплащате необходимата функционалност и надграждате без прекъсване на работния процес.

АвтоПарк Перфект – ясна картина на автопарка и уверен контрол върху ежедневната му работа.

За кого е подходяща системата

     АвтоПарк Перфект е подходяща за организации, които стопанисват собствен автомобилен парк и искат да управляват разходите, сроковете и отговорностите в обща среда:

• Държавни и общински структури – управление на ведомствени автопаркове с изисквания за отчетност и контрол.
• Компании с търговски и обслужващи автопаркове – автомобили за доставки, продажби, обслужване и работа на изнесени екипи.
• Транспортни и логистични фирми – проследяване на автомобилите, пробега и свързаните разходи.
• Строителни и инфраструктурни компании – общо управление на леки автомобили и специализирана техника.
• Организации с по-голям автопарк – централизирана отчетност при обем на работа, който трудно се управлява с отделни електронни таблици.

Основни функционалности

Регистър на МПС – целият автопарк на едно място

     Поддържате единен списък на превозните средства с основна и допълнителна информация, данни за двигателя, разходни норми, срокове на валидност, гаранции, зачисляване, местодомуване и адрес на заприходяване. Списъкът и търсенето осигуряват бърз достъп до конкретния автомобил.

Досие на МПС – пълната история на автомобила

     За всяко превозно средство се води досие с връзки към застраховки, месечни отчети, разходи за гориво, технически обслужвания, ремонти, административни разходи, ГТП, гуми и събития по тях, оборудване, пътни карти, инвентаризации, файлове и зачислявания. Така свързаната информация е достъпна от един запис.

Зачисляване – ясна отговорност за всеки автомобил

     След създаването на записа за МПС отразявате неговото зачисляване. Системата съхранява тази информация, а досието показва последно добавеното зачисляване за бърза проверка на отговорността.

Гориво – проследими отчети, разходи и норми

     Въвеждате месечни отчети с период, заредено гориво и пробег, както и отделни разходи за гориво по автомобили. Разходните норми се задават според модела на МПС, скоростната кутия и вида гориво. Разходите могат да се въвеждат и чрез импорт, което улеснява обработката на по-големи обеми данни.

Доставчици на гориво – свързани зареждания и разходи

     Поддържате единен регистър на различни доставчици – на гориво, на резервни части или на гуми. В регистъра се поддържат и застрахователи. За всеки доставчик съхранявате фирмени данни, контакти, банкови детайли и адреси за регистрация и кореспонденция. Записите могат да се добавят, търсят, преглеждат, редактират и изтриват, а към тях се събират свързаните фактури и прикачените документи.

     Проследявате покупките и разходите според вида на доставката – зареждания с гориво, закупени резервни части или гуми. Чрез свързаните фактури и техните редове разполагате с информация за доставчика, закупените стоки, количествата, стойностите и автомобилите, за които са отчетени разходите. Така можете да проверявате какво е закупено, от кого, кога и на каква стойност.

     Поддържате договорите с отделните доставчици и проследявате фактурите към тях заедно с оставащата сума по всеки договор. Документите и разходите остават свързани със съответния доставчик, което улеснява контрола върху снабдяването и договорните отношения.

Срокове на валидност – актуална информация за важните дати

     Проследявате валидността на гражданската отговорност, каското, винетката и техническия преглед за всяко МПС. Сроковете се попълват автоматично при добавяне на съответната застраховка, винетка или преглед.

Застраховки – полици, събития и документи в обща история

     Регистрирате застраховките на всеки автомобил по вид, начална и крайна дата и свързвате с тях застрахователни събития и прикачени документи. Всички полици са достъпни в досието на автомобила.

Техническо обслужване и ремонти – проследима поддръжка

     Отразявате техническите обслужвания с показанията на километража, а ремонтите – с пробега и стойността им. Историята в досието на МПС дава ясна представа за извършените дейности и свързаните разходи.

Годишни технически прегледи – контрол върху валидността

     Поддържате информация за датата на всеки ГТП и датата на изтичането му. Прегледите са свързани с конкретното МПС и са достъпни в неговото досие.

Гуми и събития по тях – организирана отчетност

     Проследявате гумите на всеки автомобил от покупката до бракуването – с данни за вид, марка, модел, размер, DOT, максимален пробег, статус, цена и гаранция в километри и до дата. Всяка гума може да се маркира като резервна, да се свърже с фактура и докладна записка и да носи прикачени документи, а записите се добавят, търсят, преглеждат и редактират. Регистрирате и събития по гумите – монтаж, демонтаж и сезонна смяна – върху една или няколко гуми, като системата изчислява изминатия пробег и води пълна история кога и на кой автомобил е използвана всяка гума.

     Разделът предлага подробни справки в три групи: за закупените гуми – по период, разход по МПС, разход по звена и средна цена по модел; за монтираните гуми – по МПС, пълна история и навременност на сезонната смяна; и за изминатите километри – пробег до бракуване, среден пробег по модел и пробег по МПС. Периодът за сезонната смяна се задава в системните настройки.

Оборудване и инвентаризация – видимост върху ресурсите

     Отчитате закупеното оборудване към всеки автомобил, следите неговите проверки, гаранция и статус през целия период на използване. При инвентаризация съпоставяте отчетеното и реалното състояние на горивото и пробега и отразявате установените разлики. Записите се съхраняват в досието на автомобила и осигуряват ясна картина на наличните ресурси.

Пътни карти – проследима информация за пътуванията

     Регистрирате пътните карти на всеки автомобил с период и описание на пътуването. Информацията е свързана с МПС и е достъпна в неговото досие.

Административни разходи – подредена отчетност по автомобили

     Завеждате административните разходи по вид, описание и стойност. Всеки разход се свързва с конкретния автомобил и допълва неговото досие.

Фактури, договори и доставчици – свързана документация за автопарка

     Поддържате фактурите и договорите, свързани с автомобилния парк, както и регистър на доставчиците. Записите се управляват в съответните раздели на системата, за да бъдат подредени и лесно достъпни.

Докладни записки – документи, свързани с организацията

     Създавате докладни записки, към които обединявате технически обслужвания, ремонти, гуми и оборудване. Проследявате включените дейности и покупки, общата им стойност и свързаните фактури. Избрани елементи от докладната се добавят като фактурни редове, като системата предотвратява повторното добавяне на вече фактурираните. След приключване на фактурирането докладната се маркира като фактурирана и се заключва, с възможност за връщане за фактуриране при необходимост.

Справки – анализ и контрол върху целия автопарк

     Получавате готови справки за всички ключови области на автопарка, които можете да филтрирате според нуждите си и да експортирате. Проследявате застрахователните полици – активни, изтичащи и изтекли – заедно с разходите по тях и регистрираните застрахователни събития. Следите годишните технически прегледи по валидност и разходи, както и извършените ремонти по стойност и гаранционен статус.

     Справката за предстоящата поддръжка ви показва навреме кои обслужвания изтичат скоро и кои са просрочени, с приоритет според неотложността им. Наред с това разполагате с обобщени справки и статистики, които подпомагат планирането на разходите и навременните действия по сроковете. Справките за гумите са описани в съответния раздел.

Уведомления – напомняния за важните срокове

     Получавате навременни уведомления за наближаващите срокове по автопарка, за да реагирате, преди даден срок да изтече. Уведомленията са събрани на едно място, може да ги преглеждате и филтрирате според нуждите си и да отбелязвате кои са обработени. Така важните дати остават видими и под контрол.

Администриране и настройки – системата, съобразена с вашата организация

     Управлявате достъпа до системата чрез потребители и роли, така че всеки служител работи само с информацията, която го засяга. Изграждате организационната си структура по области, дирекции, отдели и позиции, а зачисляването, правата и справките следват тази структура. Всяка промяна в системата се записва, което осигурява проследимост и отчетност.

     Системата се настройва според вашата организация – с единни номенклатури, сервизни интервали за планиране на техническите обслужвания и разходни норми за проследяване на горивото. Общите параметри се задават централизирано, за да работят всички модули по съгласуван начин.

Внедряване и поддръжка

     Внедряваме АвтоПарк Перфект по проектен подход, съобразен с конкретната организация. Първоначално се извършва анализ на потребителските изисквания, след което се конфигурират организационната структура, номенклатурите за марки, модели, горива, застраховки и винетки, както и разходните норми.

     Следват въвеждане и миграция на данните за наличните автомобили, свързване с външните услуги и обучение на екипа според ролите му. Предоставяме ръководства за потребители и администратори и техническа документация. След пускането в реална работа осигуряваме поддръжка и надграждане според развитието на организацията.

     Като ваш партньор покриваме целия цикъл – консултиране, внедряване, поддръжка и разработка на софтуер по заявка при специфични нужди. Съчетаваме високотехнологичен стек – JavaScript, .NET и релационни бази данни, използващи SQL – с дългогодишен опит с организации от различни сектори.